Belső visszaélés-bejelentési rendszerhez kapcsolódó adatkezelési tájékoztató
ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ
A GB SOLUTIONS ZRT. BELSŐ VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZERÉNEK MŰKÖDTETÉSÉVEL ÖSSZEFÜGGŐ ADATKEZELÉSEIHEZ
Hatályos: 2023. december 17.
I. AZ ADATKEZELŐ MEGNEVEZÉSE
Adatkezelő: GB SOLUTIONS Számítástechnikai és Tanácsadó Szolgáltató Zártkörűen Működő Részvénytársaság (a továbbiakban: GBS)
Székhely: 1092 Budapest, Köztelek utca 6.
Cégjegyzékszám: 01-10-140044 (nyilvántartó cégbíróság: Fővárosi Törvényszék Cégbírósága)
Adószám: 26568320-2-42
E-mail: visszaelesbejelentes@intuitech.studio
A GBS belső visszaélés-bejelentési rendszerének működtetésével összefüggő adatkezeléseivel kapcsolatos tájékoztatás folyamatosan elérhető a https://gbsolutions.io/visszaelesbejelentes oldalon.
II. AZ ADATKEZELÉS ALAPJÁUL SZOLGÁLÓ JOGSZABÁLYOK
- Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 Rendelete (2016. április 27.) – a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet, a továbbiakban: GDPR);
- 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról (a továbbiakban: Infotv.);
- 2023. évi XXV. törvény a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról (a továbbiakban: Panasz tv.);
- 2013. évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről
III. A KEZELT ADATOK KÖRE, AZ ADATKEZELÉS CÉLJA, JOGALAPJA ÉS A TÁROLÁS IDŐTARTAMA
| személyes adat | az adatkezelés célja |
| a) név (vezetéknév és keresztnév) | a bejelentő azonosítása |
| b) kapcsolattartási adatok (telefonszám, e-mail cím, postai cím) | kapcsolattartás |
| c) a bejelentésben rögzített adatok (a bejelentésben érintett, kifogásolt személyek és szervezetek neve, az eset leírása, egyéb kapcsolódó információk) | a bejelentés kivizsgálása |
| d) foglalkoztatásra utaló adatok (munkakör, szerződéses jogviszonyra vonatkozó információk, önkéntes munkavégzés stb.) | a Panasz tv-ben meghatározott bejelentői kör alapján a bejelentési jogosultság vizsgálata |
A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehetnek:
i) a GBS munkavállalói
ii) a GBS korábbi munkavállalói;
iii) GBS az álláspályázataira jelentkezők, jelöltek;
iv) a GBS-nél gyakorlatot végeznek vagy végeztek és az önkéntesek;
v) a GBS tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a GBS ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
vi) egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha az GBS-el szerződéses kapcsolatban áll vagy állt;
vii) a GBS-el bármely szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy.
Az adatkezelés jogalapja:
A GBS a fenti adatokat a Panasz tv. 18-29. § és 41-49. § alapján, valamint a Panasz tv-ben foglalt jogi kötelezettség teljesítése érdekében, a GDPR 6. cikk (1) bek. c) pontja alapján kezeli.
Amennyiben az érintett a saját személyes adatait önkéntesen megadja, akkor azokat a GBS a GDPR) rendelet 6. cikk (1) bekezdésének a) pontja alapján kezeli.
A bejelentésben foglalt adatokat kizárólag
- GBS belső panaszfelelőse;
- a vizsgálat lefolytatása céljából – az adatkezelés arányossága elvének szem előtt tartásával – bevont személy kezelheti.
Az adatok megőrzési ideje:
Azon személyes adatokat, amelyek a bejelentés céljához nem szükségesek, haladéktalanul törlésre kerülnek.
Ha a vizsgálat alapján a bejelentés nem megalapozott vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, a bejelentésre vonatkozó személyes adatokat a vizsgálat befejezését követő 60 napon belül töröljük.
Ha a vizsgálat alapján intézkedés megtételére kerül sor – ideértve a bejelentő személlyel szemben jogi eljárás megtétele miatti intézkedést is – a bejelentésre vonatkozó adatokat legfeljebb a bejelentés alapján indított eljárások jogerős lezárásáig kerülnek kezelésre.
IV. A SZEMÉLYES ADATOKHOZ VALÓ HOZZÁFÉRÉS, TOVÁBBÍTÁS HARMADIK FELEK RÉSZÉRE
A belső visszaélés-bejelentési rendszer úgy került kialakításra, hogy a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg. A bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat - a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl - a foglalkoztató más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg.
Ha a kivizsgálásba bejelentő védelmi ügyvéd vagy külső szervezet került bevonásra, akkor a személyes adatok részükre is továbbíthatók.
A bejelentő személyes adatai hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra. Ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára sem.
Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és
a) ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni,
b) alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.
A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kizárólag a továbbítás címzettje által tett, a bejelentésre vonatkozó, a Panasz tv-ben foglalt szabályok betartására irányuló jogi kötelezettségvállalás esetén és a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kerülhet sor.
V. AZ ÉRINTETT ADATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS JOGAI
Hozzáférés joga (tájékoztatáskéréshez való jog):
Az érintettek a fent megadott elérhetőségeinken bármikor tájékoztatást kérhetnek arról, hogy kezeljük-e a személyes adataikat, és ha igen, további felvilágosítást kérhetnek az alábbiak tekintetében:
az adatkezelés céljai, jogalapja, az általunk kezelt személyes adatai, azok kategóriái, azon címzettek vagy címzettek kategóriái (ideértve általunk igénybe vett adatfeldolgozókat), akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat közöltük vagy közölni fogjuk (az adatok harmadik országba történő továbbítása esetén az adatok megfelelő védelmét biztosító garanciák), az adattovábbítás jogalapja, az adatok tárolásának időtartama, az érintett azon joga, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, a NAIH-hoz címzett panasz benyújtásának joga, az adatok forrása, az esetleges adatvédelmi incidens körülményei, hatásai és az elhárítására megtett intézkedések.
A tájékoztatással együtt az érintett részére rendelkezésre bocsátásra kerülnek a személyes adatai GBS által kezelt másolata is. Az első másolat díjmentes, minden további másolatért azonban a GBS jogosult az adminisztratív költségein alapuló, ésszerű díjat felszámítani. Ennek összege előzetesen közlésre kerül az érintettel.
Helyesbítéshez, kiegészítéshez való jog:
Amennyiben az érintett észleli, hogy valamely személyes adata hibásan, tévesen vagy hiányosan került nyilvántartásra, kérjük, hogy a helyes vagy kiegészítő adatokat mielőbb közölje a GBS-el annak érdekében, hogy a helyesbítés, kiegészítés elvégzésre kerülhessen.
Törléséhez való jog („az elfeledtetéshez való jog”):
Az érintett jogosult arra, hogy kérje személyes adatainak törlését. Az adatkezeléshez adott hozzájárulás visszavonása egyben az adatok törlésével is együtt jár, ha az adatkezelésnek nincs más jogalapja. Tájékoztatjuk, hogy az adattörlést megtagadhatjuk különösen akkor, ha az adatokra jogszabályi kötelezettségünk teljesítése vagy igényérvényesítés érdekében szükségünk van vagy lehet.
Adatkezelés korlátozásához való jog:
Az adatkezelés folyamata során az érintett kérheti az adatkezelés korlátozását, ha (i) vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy ellenőrzésre kerüljön a személyes adatok pontossága; (ii) az adatkezelés jogellenes, de az érintett az adatok törlését ellenzi, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását; (iii) már nincs szükség a személyes adatokra az adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, (iv) az érintett tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy a jogos indokok elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben.
Korlátozás esetén az adat csak tárolásra kerül, azon egyéb műveletet a GBS nem végez, kivéve, ha a további műveletekhez az érintett hozzájárul vagy azokra saját vagy harmadik személy jogainak védelme érdekében vagy közérdekből van szükség.
Az adatkezelés korlátozása esetén annak feloldásáról az érintett előzetesen tájékoztatásra kerül.
VI. AZ ADATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS JOGÉRVÉNYESÍTÉSI LEHETŐSÉGEK
Kérjük, hogy a fenti jogai érvényesítése esetén megkeresését lehetőség szerint írásban küldje meg részünkre a fent megjelölt valamely elérhetőségünkre. A levélben kérjük, hogy a személyazonosításhoz szükséges adatait és levelezési címét is szíveskedjen megadni. Amennyiben az Ön személyazonosságával kapcsolatban kétségünk merül fel vagy a megadott adatok az azonosításhoz nem elégségesek, jogosultak vagyunk Öntől további azonosító adatokat kérni.
A kérelmét 1 hónapon belül teljesítjük. Szükség esetén jogosultak vagyunk ezt a határidőt további 2 hónappal meghosszabbítani, amelyről indokolással ellátott tájékoztatást küldünk Önnek.
A megalapozott kérelmeket díjmentesen teljesítjük. Ugyanakkor, ha a kérelem nyilvánvalóan megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellegére tekintettel – túlzó, jogosultak vagyunk ésszerű összegű díjat felszámítani vagy akár a kérelem alapján történő intézkedést megtagadni.
Az adatok helyesbítéséről, törléséről, korlátozásáról tájékoztatjuk mindazokat, akikkel az érintett adatokat közöltük, kivéve, ha ez lehetetlennek bizonyul vagy aránytalan nagy erőfeszítést igényel. Az Ön kérésére tájékoztatjuk Önt arról, hogy kik, melyek azok a címzettek, akiket az előzőek szerint tájékoztatunk, tájékoztattunk.
VII. PANASZTÉTELI LEHETŐSÉGEK A SZEMÉLYES ADATOK KEZELÉSÉVEL KAPCSOLATBAN
Amennyiben Ön úgy ítéli meg, hogy személyes adatai kezelése során a GBS nem jár el jogszerűen, kérjük, hogy észrevételét, illetve igényét először a GBS-el, mint adatkezelővel a fent feltüntetett elérhetőségeink valamelyikén közölje annak érdekében, hogy az észrevételét minél gyorsabban és hatékonyabban feldolgozhassuk, kezelhessük.
Jogellenes adatkezelés esetén Ön jogosult a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) is fordulni, és annak eljárását kezdeményezni.
A NAIH elérhetőségei:
Honlap: https://www.naih.hu/
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.
Postai cím: 1363 Budapest, Pf.: 9.
Elektronikus levelezési cím (e-mail): ugyfelszolgalat@naih.hu
Tájékoztatjuk, hogy igényét bíróság előtt is jogosult érvényesíteni. A perre a törvényszékek rendelkeznek hatáskörrel. A pert a GBS székhelye vagy választása szerint akár az Ön lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindíthatja. A bíróságok elérhetőségét megtalálja a https://birosag.hu/ugyfeleknek/birosagok/torvenyszekek oldalon.